Suite^® PMS

Suite^® PMS automatiza procesos para agilizar las tareas rutinarias. Tres segundos es lo que necesita la función 'auto check-in' para ejecutar la entrada de un cliente leyendo su DNI o pasaporte y grabando su ficha, generando la llave de apertura de la puerta de la habitación, habilitando la centralita para llamadas, activando la climatización, mostrando el bienvenido en el televisor en el idioma adecuado y emitiendo el contrato de alojamiento con el cliente. Para obtener un mayor rendimiento existe la posibilidad de combinar el programa con un lector de documentos ya que Suite^® PMS es totalmente integrable y capaz de conectar con dispositivos electrónicos.

Conecta de forma bidireccional con productos de terceras empresas tipo 'Channel Manager', como AvailPro, SiteMinder, Prestige, Idiso y otros. También puede recibir reservas de motores de reservas online tipo Bookassist.

Las tareas diarias de los formularios de la aplicación se agilizan porque existe una utilidad para grabar 'macros' que pueden ser reproducidas con posterioridad. Lo mismo ocurre con la emisión de listados. Todos los informes pueden grabarse en cestas de listados con salida a PDF, Excel, email o impresora. Incluso pueden configurarse para ser enviadas automáticamente en el cierre del día.

Gestión de tarifas

Incluye una función que permite establecer y ver precios de una manera sencilla, sin tener que recurrir a la página web, facilitando así el trabajo de los empleados. Además, se puede configurar con el Chanel Manager lo que ayuda a gestionar los cambios en las tarifas de una manera rápida y cómoda.

Gestión de cupos

Establece límites y graba los acuerdos de disponibilidad y fechas de reléase para los canales de venta de su establecimiento de una manera sencilla. Controla la situación en cada instante del estado del cupo e informa al usuario del programa en tiempo real.

Confirmaciones de reserva vía email

Construye modelos de confirmación de reserva a medida, en múltiples idiomas, envía notificaciones de cancelación o de registro en la lista de espera. Incluso puede enviar diferentes modelos de contrato entre el establecimiento y el cliente para la celebración de eventos.

Planning de disponibilidad

Pinchando y arrastrando se pueden consultar precios o realizar una reserva completa. Otra función interesante de este planning es que navegando por las fechas se puede conocer información relevante sobre festividades o eventos en el hotel.

Registro de partes de viajeros

Suite^® PMS se integra con lectores de documentos que permiten la lectura automática durante el proceso de introducción de datos del DNI del viajero.

Gestión de fichas de clientes, agencias y empresas

Fichas de clientes personalizadas,incorporan resúmenes anuales comparativos de producción, estancia media, etc. Existe, además, un apartado de preferencias para indicar cómo actuar cuando se trate con un cliente.

Impresión del bienvenido

El slip de entrada, o documento 'Bienvenido', puede ser configurado dentro de Suite^® PMS para ser impreso de forma automática, incorporando los datos del cliente y de la estancia.

Gestión de alojados

Se puede navegar visualizando las diferentes zonas del hotel mediante plannings que muestran el estado de las habitaciones en tiempo real. El check-in incluye herramientas que permiten automatizarlo. El check-out gestiona las facturas que deben emitirse.

Room's Rack de uso interactivo

De un solo vistazo se puede conocer la situación completa del hotel. Permite filtrar las vistas por plantas o utilizar filtros más avanzados por tipología de habitación o de ocupación. Es práctico para organizar las llegadas del día a día.

Bloqueo de habitaciones

Suite^® PMS incorpora una gestión de bloqueos que deja temporalmente fuera de servicio aquella habitación o recurso, que no puede ser ocupado debido a alguna incidencia imprevista.

Gestión de salones, parking y otros recursos

Gestiona la ocupación de las habitaciones, salones, aparcamientos, cunas, proyectores y otros medios audiovisuales. Define y controla el acceso a zonas deportivas, mediante la activación de la gestión de complementos.

Control de vehículos del parking

Permite imprimir una tarjeta de identificación para el vehículo y se integra con diversos dispositivos de control de acceso al parking. La información se complementa con diversos listados de control para el responsable del parking.

Control de limpieza

Con ayuda de una tablet, la encargada de la limpieza puede reflejar el estado de las habitaciones en tiempo real, de tal forma que los recepcionistas puedan verlo de forma directa en el planning. Así mismo, la encargada, puede notificar dicho estado marcando un código en el teléfono de las habitaciones..

Gestión del taller de mantenimiento

Desde la ficha de la estancia el recepcionista tiene posibilidad de crear incidencias asociadas a la habitación o consultar el estado de una avería.

Partes de cocina

ncorpora un control de comensales que permite al cocinero ajustarse a la demanda. Y al jefe de restauración calibrar mejor la cantidad de camareros necesarios. Se controlará el acceso de los alojados, integrándolo con Suite TPV y aplicando gratuidades en función del régimen contratado.

Integración con las ventas de Suite^® TPV

Desde la recepción, haciendo clic sobre un cargo de bar, el sistema muestra el ticket original en pantalla. Por otra parte, Suite^® PMS permite importar diariamente el resumen de ventas de todos los terminales creando un único balance.

Libro de caja

Gestiona las entradas y salidas de dinero en efectivo de recepción, puediendo llevar un seguimiento en tiempo real de los movimientos de la caja.

Facturación con series y rectificativas

Controla múltiples series y emite facturas rectificativas. Incorpora herramientas de facturación anticipada para agencias y T.T.O.O., con opción de facturación electrónica y enlace con sistemas de Check-Out Express.

Facturas proforma y confirmaciones vía email

Se puede construir una proforma de los servicios contratados por un grupo o reserva individual. Permite incorporar descuentos y comisiones. Las proformas pueden enviarse por email utilizando el sistema integrado Suite^® Mail.

Facturación electrónica

La facturación electrónica consigue un ahorro de costes importante y un adelanto en el período de pago de las facturas emitidas. El sistema se basa en el aprovechamiento de los medios electrónicos para la generación, procesamiento, transmisión y resguardo de las facturas en formato digital. Suite^® PMS incorpora un volcado de las facturas a diversas plataformas de facturación electrónica, como BSFactura o Voxel.

Exportación contable

Existen más de 20 drivers distintos enlazados con cualquiera de las contabilidades. Genera el volcado contable con los asientos de facturación, producción, anticipos y cobros de crédito. Existe un volcado en formato XML, que puede ser adaptado para integraciones con nuevas contabilidades.

Informes y estadística

Pueden crear informes personalizados con el editor de listados. Hay que destacar la sección de estadística, con previsiones, comparativas de producción y balances con agrupaciones configurables a medida.

Registro de IVA y Modelo 347

Desde la sección de facturación de Suite^® PMS se pueden obtener multitud de informes. Entre ellos el Registro del IVA. El programa también presenta un listado con la información para el modelo 347, anual o dividido en trimestres.