CARACTERISTICAS PRINCIPALES:
Suite® PMS le ofrece todo lo que espera encontrar en un software de gestión de alojamientos de calidad. Incluye módulos de reservas, estancias, housekeeping, facturación, tarifas, clientes, taller, etc.. Además, Suite® PMS realiza conexiones con repositorios de facturación electrónica, gestión contable, y conecta con dispositivos electrónicos como centralitas, televisores interactivos, climatización, etc. Gestiona el alojamiento adaptándose a cadenas hoteleras, hoteles de ciudad, hoteles de playa y hoteles rurales. También es válido para hostales, albergues, residencias de estudiantes e incluso campings.
Suite® PMS automatiza procesos para agilizar las tareas rutinarias. 3 segundos es lo que necesita la función auto check-in para ejecutar la entrada de un cliente leyendo su DNI o pasaporte y grabando su ficha, generando la llave de apertura de la puerta de la habitación, habilitando la centralita para llamadas, activando la climatización, mostrando el bienvenido en el televisor en el idioma adecuado y emitiendo el contrato de alojamiento con el cliente. El máximo rendimiento se obtiene combinado con un lector de documentos.
Suite® PMS le aporta innumerables ventajas. Intuitivo y fácil de manejar, cualquier usuario se adapta rápido al programa. Incorpora un sistema multi-gestión. Con la misma aplicación se gestionan múltiples hoteles y diferentes recursos organizados en plannings de manera eficiente.
Suite® PMS es totalmente integrable y capaz de conectar con dispositivos electrónicos. Conecta de forma bidireccional con productos de terceras empresas tipo 'Channel Manager', como AvailPro, SiteMinder, Prestige, Idiso y otros. También puede recibir reservas de motores de reservas online tipo Bookassist. Hay que destacar que es totalmente automatizable. Las tareas diarias de los formularios de la aplicación se agilizan porque existe una utilidad para grabar 'macros' que pueden ser reproducidas con posterioridad. Lo mismo ocurre con la emisión de listados. Todos los informes pueden grabarse en cestas de listados con salida a PDF, Excel, email o impresora. Las cestas pueden configurarse para ser enviadas automáticamente en el cierre del día.
Gestión de tarifas: gestión fácil de cambios en la tarifa BAR, precios por temporadas y por días de la semana, precios por persona, precios por habitación, suplementos, descuentos tipo Early booking, Rolling Booking, '7x6', 'Larga estancia'. Todo combinado en un calendario donde los precios se establecen pinchando y arrastrando.
Gestión de cupos: establece límites y graba los acuerdos de disponibilidad y fechas de reléase para los canales de venta de tu establecimiento de una manera sencilla. Controla la situación en cada instante del estado del cupo e informa al usuario del programa en tiempo real.
Confirmaciones de reserva vía email: construye modelos de confirmación de reserva a medida, en múltiples idiomas, envía notificaciones de cancelación o de registro en la lista de espera. Incluso puede enviar diferentes modelos de contrato entre el establecimiento y el cliente para celebración de eventos.
Gestión de alojados: se puede navegar visualizando las diferentes zonas del hotel mediante plannings que muestran el estado de las habitaciones en tiempo real. El check-in incluye herramientas que permiten automatizarlo. El check-out gestiona las facturas que deben emitirse.
Gestión de salones, parking y otros recursos: gestiona la ocupación de las habitaciones, salones, aparcamientos, cunas, proyectores y otros medios audiovisuales. Define y controla el acceso a zonas deportivas, mediante la activación de la gestión de complementos.
Bloqueo de habitaciones: Suite® PMS incorpora una gestión de bloqueos que deja temporalmente fuera de servicio aquella habitación o recurso, que no puede ser ocupado debido a alguna incidencia imprevista.
Control de vehículos del parking: permite imprimir una tarjeta de identificación para el vehículo y se integra con diversos dispositivos de control de acceso al parking. La información se complementa con diversos listados de control para el responsable del parking.
Control de limpieza: el estado de la limpieza se refleja en tiempo real en el planning de recepción, notificando al recepcionista de forma directa. Además de poder informar sobre la limpieza desde Suite® PMS, la encargada también puede notificarlo marcando un código en el teléfono.
Planning de disponibilidad: pinchando y arrastrando se pueden consultar precios o realizar una reserva completa. Navegando por las fechas se puede conocer información relevante sobre festividades o eventos en el hotel.
Rooms Rack de uso interactivo: de un solo vistazo se puede conocer la situación completa del hotel. Permite filtrar las vistas por plantas o utilizar filtros más avanzados por tipología de habitación o de ocupación. Es práctico para organizar las llegadas del día a día.
Facturación con series y rectificativas: controla múltiples series y emitiendo facturas rectificativas. Incorpora herramientas de facturación anticipada para agencias y T.T.O.O., salidas de facturación electrónica y enlace con sistemas de Check-Out Express.
Facturas proforma y confirmaciones vía email: se puede construir una proforma de los servicios contratados por un grupo o reserva individual. Permite incorporar descuentos y comisiones. Las proformas puede enviarse por email utilizando el sistema integrado Suite® Mail.
Registro de partes de viajeros: Suite® PMS se integra con lectores de documentos que permiten la lectura automática durante el proceso de introducción de datos del DNI del viajero.
Impresión del bienvenido: el slip de entrada, o documento ''Bienvenido'', puede ser configurado dentro de Suite® PMS para ser imprimido de forma automática, incorporando los datos del cliente y de la estancia.
Gestión del taller de mantenimiento: desde la ficha de la estancia el recepcionista tiene posibilidad de crear incidencias asociadas a la habitación o consultar el estado de una avería.
Gestión de fichas de clientes, agencias y empresas: fichas de clientes personalizadas, incorporan resúmenes anuales comparativos de producción, estancia media, etc. Existe además un apartado de preferencias para indicar cómo actuar cuando se trate con ese cliente.
Informes y estadística: pueden crear informes personalizados con el editor de listados. Hay que destacar la sección de estadística, con previsiones, comparativas de producción, y balances con agrupaciones configurables a medida.
Libro de caja: gestiona los movimientos de dinero en efectivo de recepción. Los cobros en factura son anotados automáticamente en el libro de caja. También anota las salidas de caja que se producen para gastos varios como abonar el dinero a la persona que trae los periódicos.
Partes de cocina: incorpora un control de comensales que permite al cocinero ajustarse a la demanda. Y al jefe de restauración calibrar mejor la cantidad de camareros necesarios. Se controlará el acceso de los alojados, integrándolo con Suite TPV y aplicando gratuidades en función del régimen contratado.
Integración con las ventas de Suite® TPV: desde la recepción, haciendo clic sobre un cargo de bar, el sistema muestra el ticket original en pantalla. Por otra parte, Suite® PMS permite importar diariamente el resumen de ventas de todos los terminales creando un único balance.
Registro de IVA y Modelo 347: desde la sección de facturación de Suite® PMS se pueden obtener multitud de informes. Entre ellos el Registro del IVA. El programa también presenta un listado con la información para el modelo 347, anual o divido en trimestres.
Exportación contable: existen más de 20 drivers distintos enlazados con cualquiera de las contabilidades. Genera el volcado contable con los asientos de facturación, producción, anticipos y cobros de crédito. Existe un volcado en formato XML, que puede ser adaptado para integraciones con nuevas contabilidades.
Facturación electrónica: la facturación electrónica consigue un ahorro de costes importante y un adelanto en el período de pago de las facturas emitidas. El sistema se basa en el aprovechamiento de los medios electrónicos para la generación, procesamiento, transmisión y resguardo de las facturas en formato digital. Suite® PMS incorpora un volcado de las facturas a diversas plataformas de facturación electrónica, como BSFactura o Voxel.
